Implantação de memorando eletrônico

Site: https://palhoca.atende.net

Resumo: Preocupada com questões ambientais e econômicas, a Prefeitura de Palhoça (SC) adotou, em fevereiro de 2015, o sistema de Memorando Eletrônico como uma forma de reduzir gastos com impressões e melhorar o trâmite e o arquivamento de documentos, tornando o processo mais eficiente e sustentável. Com esta medida, que integra o processo de modernização da gestão, poupou-se, até o momento, o equivalente a 83 árvores/dia, sendo que a plataforma é utilizada por 493 setores da Prefeitura e 1.123 servidores.

Principais resultados:
• Agilidade e rapidez na tramitação e localização de processos internos;
• Padronização no formato das comunicações oficiais ente os setores da Prefeitura;
• Maior clareza e transparência entre os servidores, facilitando o acesso, consulta e arquivamento dos documentos;
• Aumento da segurança das informações, afinal, toda a documentação é enviada com rastreamento via QR code;
• Economia financeira, com redução do uso de papel e impressoras;
• Migração e geração de, aproximadamente, 500 mil documentos, com uma média de 600 emissões por dia e mais de 12 mil atualizações ao mês. Desde o início do projeto foram quase 3 milhões de visualizações e mais de 88 mil arquivos anexados, totalizando mais de 18 mil pessoas atendidas;
• Utilização por ¼ dos servidores, abrangendo 100% dos setores da Prefeitura.